Érkeztetés - Postabontás

A menüpontba való belépéskor a kezelő felhasználó által elérhető tételek jelennek meg a képernyőn. Ezek azok, melyeket a felhasználó az adott érkeztető könyvbe rögzített, és még nem adta tovább a postabontónak; azok melyeket postabontásra továbbadtak és a kezelőnek van erre az érkeztető könyvre postabontási joga; a neki címzett levelek; a postabontó által előírt iktatásra feladott tételek. Túl sok tétel esetén lehetséges egy érkeztető szám mintára szűrni vagy Átadó könyvet megadni. Ilyenkor a Keresés gombot megnyomva csak azok a tételek jelennek meg a képernyőn, melyek a feltételnek eleget tesznek. Minél kevesebb a feldolgozandó tétel, annál gyorsabban történik meg a képernyőfrissítés! (A Címzett könyv csoportos átadásra szolgál, lsd. később!) Bemutató

Ha a Rendszer – Stílus beállításnál bepipáltuk a „Csak a szerkesztett érkeztetések automatikus megjelenítése” feltételt, akkor csak azok a tételek jelennek meg, melyeket más nem tud kezelni, amik pl. postabontásra vannak feladva, név nélkül, csak jogosultság szerint azok megjelenítése így kikapcsolható.

Egy sort kiválasztva, a képernyő alsó részében megjelennek az adott érkeztetéshez tartozó adatok:

Ha egy olyan tételt választunk, melyhez már iktatási adatok is tartoznak, akkor más formában látható:

Ha új érkeztetést szeretnénk rögzíteni, akkor először ki kell választani – a jobb felső sarokban lévő érkeztető könyvekből – azt, amelyikbe szeretnénk a rögzítést elvégezni.

Ezután a választható funkciók sorában megjelennek karbantartási gombok:

Az új felvétel kétféle módon indulhat: ha az első gombot választjuk (új érkeztetés rögzítése), akkor minden egyes tétel mentése után visszatér a karbantartó gomb választási lehetőségéhez, az eddigi tételek megjelenítésére. Ha a gombot nyomjuk meg (új érkeztetés folyamatos rögzítése), akkor mindaddig az érkeztetés rögzítésében marad, amíg nem mondjuk azt az utolsó tétel rögzítését követően, hogy Mégsem (). Ilyenkor a képernyő tetején látható egy „Mezőtartalmak törlése” jelölőnégyzet, amit ha bepipálunk, a mentés után törli a képernyőről a kitöltött mezőket az új rögzítés megkezdéséhez. A Beküldő és a Belső címzett előtt is található a jelölés, melyet, ha bepipálunk, akkor törli az értéket mentés után, ha üresen hagyjuk, akkor azt megtartja. Így egy beküldőtől érkeztetünk folyamatosan, akkor ezt célszerű üresen hagyni, így nem kell mindig újragépelni a beküldőt.

A kézi érkeztetés során a boríték tartalma kerül rögzítésre. A beérkezés dátuma az aktuális állapotnak megfelelően felajánlásra kerül, de felül lehet írni. Beállításra kerül az érkezés időpontja is, ennek pontos rögzítésére csak ott van szükség, ahol ahhoz jogkövetkezmény fűződik. Elektronikus érkeztetés során ez automatikusan kerül beállításra, nem változtatható.

A beküldő rovatok a feladó által megadott adatokat tartalmazza: név, cím (irányítószám, település név, utca és házszám) formában. Ha a feladó nem töltötte ki, akkor ez akár üresen maradhat. Az ügyfélkezelésben szereplő jogok alapján az érkeztető a feladót felveheti a nevével, címével az ügyfélállományba.

A feladó neve előtt található gomb megnyomásával a program megnyit egy önálló, az ügyféladatokat tartalmazó ablakot, ahol az ismert paraméterek alapján megkereshetjük az ügyfelet. Megfelelő jogosultság esetén pedig fel is vehetjük. Ha az ügyfél egyértelműen beazonosítható, akkor dönthetünk úgy, hogy az ügyfelet a belső azonosítójával együtt vegyük át, egyébként pedig csak az adatokat. Az átvétel során ezt az ablak felső részében szereplő jelölő négyzet segítségével dönthetjük el.

A címzett lehet a hivatal egyik dolgozója (választhatóan) és/vagy a címzett szervezeti egység. A belső címzett mező kitöltése kötelező, de a sor elején szereplő ikonnal egyszerűen átvehető a mögötte található választó lista aktuális eleme. Ez alapértelmezés szerint a Cég paraméterekben megadott hivatal név és az érkeztető könyvhöz rendelt szervezeti egységek. Ha a választó lista mögötti frissítő gombotmegnyomjuk, akkor az aktuálisan kiválasztott szervezeti egységhez rendelt emberek – cég név esetén a teljes szervezeti névsor betöltésre kerül, függetlenül, hogy az illetőnek van-e a rendszerbe belépési joga vagy nincs. Mindemellett gépelve is tetszőleges szöveg írható a Címzett rovatba.

Rögzítésre kerül, hogy a küldemény papíralapon érkezett vagy elektronikusan (pl. DC tartalmazza a levél anyagát). Rögzíteni kell a beérkezés fajtáját is, mely az érkezés típusától függően változhat. Sürgős esetben a prioritás mező értékét is be kell állítani. Emellett lehetőség van egy ragszám - vagy egyéb, a levél azonosítására szolgáló mező - megadására illetve a küldeményhez megjegyzés hozzáfűzésére. Ha rendelkezésre áll az érkeztetett küldemény elektronikus formában, akkor lehetséges az „elektronizálás”. Megjegyezzük, hogy ezzel nem a hiteles elektronikus példány áll rendelkezésre, hanem csak a küldeménynek megfelelő képi változat, mely a gyorsabb ügyintézést támogathatja.

Elektronikus érkezési mód során – kézi érkeztetésben – kötelező Kísérő levelet létre hoznunk. Ez valamilyen külön adathordozón lévő adat, melyet a rögzítő személy a kísérőlevél számára megad. Kiválasztja az adathordozó típusát, feljegyzi a tárgyat és az adathordozón található tartalmi jellemzőket: pl. milyen nevű fájlok találhatók a melléklet CD-n. A rögzítés végén a program elkészíti a kísérőlevelet, melyet nyomtathatunk, illetve elektronikusan az irathoz becsatolásra kerül.

Ha szeretnénk és lehetőségünk is van az Érkeztetéssel egyidejűleg a levél elektronikus változatát elkészíteni, akkor itt az érkezésnél a Tallózás mellett lehetőség van szkennelésre is. Ennek a kezelése megegyezik az Iktatás menüpont alattival (opcionális elem, külön licensz szükséges hozzá).

A rögzítés során megadhatjuk, hogy ki legyen az a Postabontó, aki ennek a levélnek a későbbiek során a sorsáról dönt. Ha nem adunk meg konkrét postabontót, akkor az érkeztető könyvhöz rendelt bármely postabontó hozzáférhet a levélhez. Ebben a választó listában alapértelmezés szerint csak azok szerepelnek, akiknek van postabontási joga. Ha olyan levelet érkeztettünk, mely „sk” jelzéssel van ellátva, akkor a postabontó mellett szereplő „SK” jelölésre kattintva, a listában megjelenik minden érvényes bejelentkezési névvel rendelkező felhasználó. A levelet a számára rögzítjük, csak ő olvashatja el, rendelkezhet felőle. Arra mindenképpen figyelni kell, hogy az így feladott levél címzettje valóban nézze meg a rendszeren keresztül ezt a küldeményt, mert ellenkező esetben senki nem fogja azt látni.

Ha a Karbantartás – Törzsadatok menüpontban az Ügy-leíró és az Ügy-leíró elemei értékekhez vettünk fel adatot és ezeket a Karbantartás – Kódkapcsolatokban összerendeltük, akkor a rögzítési képernyőn megjelenik az érkezési mód mögött egy Mellékletek feliratú gomb. Ennek segítségével lehet az ügyleíró nevekből választani, az ahhoz rendelt értékek közül beírni, hogy az ügyfél a felsorolásból mit adott át. pl. Építésügyben felsoroljuk a lehetséges mellékleteket és beírjuk, hogy melyikből hány példányt adott be az ügyfél vagy egy megjegyzést fűzünk hozzá. Az így kitöltött lista rákerül az Átvételi elismervényre, mely természetesen nyomtatható.

Amennyiben a mentés előtt a felső soron szereplő „Átvételi igazolás nyomtatása” jelzést bekapcsoljuk, akkor a megadott formátumban lehetőség van egy elismervény nyomtatására. (Ha elmulasztottuk, akkor a tétel módosítása után ismét nyomtathatóvá válik.) A rögzítést a Mentés gombbal fejezzük be. Ezt követően megjelenik a képernyő felső részén a keletkezett érkeztetőszám, majd folytathatjuk a rögzítést a következő küldeménnyel.

A rögzítéskor keletkező érkeztetőszám – melynek utolsó egysége a tényleges futószám – rávezethető a beérkezett küldeményre.

A program jelzi, hogy automatikus vagy kézi érkeztetésről van szó. Ennek megfelelően az automatikus érkeztetés során rögzített adatok nem változtathatók, míg kézi érkeztetéskor a beadott adatokat addig változtathatjuk, amíg az nálunk található.

Ha egyszerre többen érkeztetnek és az eredmény ugyanazon érkeztető könyvbe kerül, akkor az átadásig mindenki csak azokat az elemeket látja, miket maga rögzített – és természetesen a nála lévő érkeztetések sorszáma nem feltétlenül folyamatos -. Az átadás után a címzett illetve címzett hiányában mindazok, akik az adott joggal rendelkeznek, láthatják a küldeményt. Az egyforma joggal rendelkező személyek közül azé lesz a küldemény, aki azt leveszi. A levétel után természetesen dönthet arról, hogy más postabontónak továbbadja vagy a megfelelő intézkedést előírja.

A „nálam lévő” érkeztetések esetén a sor elején egy üres négyzet található. Ha azt bepipálva továbbadjuk, akkor láthatja más is. Ilyenkor a sor elején egy boríték jelenik meg. Ha a borítékra rákattintunk, azt jelenti, hogy a küldeményt magunkhoz vettük, ilyenkor a boríték helyén újra az üres négyzet jelenik meg, más nem látja az átadásig.

Egy-egy érkeztetési fázis lezárása a levelek „átadásával” történik, mely a kijelölt tételeket a címzett „rekeszébe” teszi, vagyis ettől kezdve lesz számára elérhető.

A Postabontó mezőt tehát csak akkor kell tölteni, ha nem akarjuk, hogy a megadott címzetten kívül bárki is intézkedjen az adott levélről.

Az Ügyfél mezőbe a sor elején lévő gomb segítségével közvetlenül átvehetjük a beküldő adatait, de ha üresen hagyjuk, akkor a program az iktatásra történő átadás esetén a beküldő adatait „viszi” tovább. Ha az ügyfél eltér a beküldőtől, akkor itt hasonló módszerrel lehet tölteni az adatokat, mint ahogy azt a beküldő töltésénél leírtuk (csak gépelni vagy azonosítani).

Az érkeztető számon belül található küldemények rögzítésekor lehetséges az érkeztetéshez becsatolt dokumentumokat átvenni, újakat hozzátenni. A Tallózást követő gombokkal lehet a kiválasztott dokumentumot becsatolni, becsatoltat törölni illetve az érkeztetéshez rögzített dokumentumot a küldeményhez kapcsolni.

A postabontó az egyes küldemények további sorsáról dönt. A döntés a megfelelő tevékenység kiválasztásával és a hozzá tartozó adatok megadásával történik. A tevékenységet úgy választhatjuk ki, hogy a megfelelő fülre kattintunk. Egyszerre csak egy tevékenységet lehet választani. Egy újabb tevékenység kiválasztása az előzőt figyelmen kívül hagyja, vagyis mentéskor amelyik fül aktív, azzal a tevékenységgel kerül az érkeztetés eltárolásra.

A döntés lehet, hogy „Nem kell iktatni”. Ez akkor lehetséges, ha a Szabályzat úgy határozza meg, hogy erre nincs szükség, vagy a postabontáskor kiderül, hogy már iktatásra került ez a küldemény (pl. faxon megérkezett korábban). Rendszerparaméterként beállítható, hogy a „nem kell iktatni” típusú küldeményekről akarunk-e „átadólistát” készíteni. Ha beállításra kerül, hogy „A nem iktatott érkeztetések átadás”, akkor az Érkeztetésben a tevékenység mentése után a sor elején még megjelenik a négyzet és lista készíthető a nem iktatott tételekről. Ha ez nincs beállítva az érkeztetés a képernyőről eltűnik. Természetesen a későbbiek során keresni mindig lehet rá.

Az „Átadás postabontónak” lehetőséget ad arra, hogy továbbadjuk a levelet, más döntsön róla. Ez az eset lehet téves érkeztetésből adódóan vagy azért, mert pl. az eredeti Postabontó először átadta előzményezésre a levelet az iktatónak és annak eredményével fogja eldönteni a küldemény további sorsát. A kiválasztott könyvhöz rendelt postabontók közül választhatunk, de megadása nem kötelező.

A „Saját küldemény” választása esetén a Címzettek között megjelenik minden felhasználó, aki rendelkezik érvényes belépési névvel. Ide olyan küldemények kerülnek, melyekről a postabontás után derül ki, hogy magánjellegűek vagy éppen a boríték alapján nem látszott, hogy mégis névre szóló küldeményről van szó.

A következő lehetőség a „Szervezeti szignálás”, mely az Érkeztető könyvhöz rendelt azon szervezeti egységeket sorolja fel, melyekhez a Szervezeti felépítésben adtak meg szervezeti szignálót. Szervezeti szignáló alatt azt az embert értjük, akiket a szervezeti egységhez – s nem az iktatókönyvhöz – rendeltek szignálási joggal, akik az iktatás előtt dönthetnek a továbbszignálásról, az iktatásra feladásról. (Erre a fülre nem lehet kattintani, ha az érkeztető könyvhöz kapcsolódóan – a szervezeti egységeken keresztül – nincs szervezeti szignáló kijelölve.) A szervezeti szignálókat nem kell az érkeztető könyvekhez rendelni.

Ha a postabontó személy nem tudja, vagy nem döntheti el, hogy melyik iktatókönyvbe kerüljön iktatásra a küldemény, akkor Iktatás előkészítésre feladhatja azt egy Szervezeti egységre. Ilyenkor azok a szervezeti egységek jelennek meg, melyek az adott érkeztető könyvhöz hozzá vannak rendelve. A tényleges iktatás során az iktató fogja eldönteni, hogy a szervezet melyik iktatókönyvébe kerüljön. Megadható továbbá az ügyre vonatkozó ügyintéző illetve az iktatáshoz „üzenhetünk” kezelési feljegyzést is. Természetesen ennek nem sok jelentősége van, ha a szervezethez csak egyetlen iktató könyv van hozzárendelve. Amennyiben az iktató személyét is kiválasztják, akkor más nem tudja leiktatni, csak a kijelölt iktató.

Ezt a fület elsősorban ott lehet alkalmazni, ahol a postabontó nem kapott az Érkeztető könyvhöz iktató jogot, ezért az utolsó Iktatás fület nem is tudja kiválasztani.

Az utolsó döntési lehetőséget az „iktatásra” történő feladás adja. Ez esetben az összes iktatási adat megadható. Minimálisan vagy az iktatókönyv kijelölése kötelező, vagy a Felelős szervezeti egységet kell megadni. Természetesen ezek össze vannak kapcsolva, tehát ha iktatókönyvet választunk, akkor már csak az ehhez tartozó szervezetekből jelölhetünk. Ha már előzményezésre került az ügy, akkor azok az adatok átvételre kerültek, ha nem történt előzményezés, akkor az ismert adatok beállíthatók: lehet ügyfajtát, ügykört, tárgykört megadni, hogy ki legyen az ügyintézője. Ha az iktató nincs kitöltve, akkor minden olyan iktató látni fogja az Iktatásra váró tételek között ezt a feladatot, akinek az adott iktatókönyvhöz van iktató joga. A beállított értékek az iktatásba átemelésre kerülnek.

Az iktatási joggal rendelkező személynek a funkcióba történő belépéskor a képernyő bal alsó sarkában megjelenik az iktatás előzményezés gomb () mely a kitöltött adatok alapján lehetővé teszi az előzménykeresést, az iktatáshoz hasonlóan.

A találati listából a megfelelő elem előtt található pipára kattintva tudja összekapcsolni az érkeztetést és a már iktatott ügyet, vagyis azt előzményként megjelölni. Ez egy lehetőség, tehát, ha iktatáskor mégsem ezt tekintik előzmények, vagy nem volt előzményezve és ott szeretnék azt megkeresni, ott is megtehető. A jel alatt található a törlő gomb, mellyel a rosszul rögzített előzmény törölhető.

Amennyiben egy érkeztető számhoz több küldemény tarozik – pl. egy borítékon belül található külön iktatásra kerülő dokumentum szerepel -, akkor a küldemények közé lehetséges egynél többet rögzíteni. Ezt a beállított értékeket követően a képernyő középső részén lévő Küldemény szöveget követően a gombbal rögzíthetjük. A mellette található törlő gombbal lehetséges egy felvett küldeményt visszavonni, eldobni. Egy újabb küldemény rögzítését a gombbal indíthatjuk, melynek hatására a beállítások is törlődnek a képernyőről.

A kijelölt funkciók mentése után végre kell hajtani a tényleges átadási műveletet, a megfelelő „csomagok” létrehozásával mely egyúttal az átadólista nyomtatási lehetősége.

Megjegyezzük, hogy végérvényesen az Érkeztetések menü pont alól – mindenki számára – akkor tűnik el a küldemény, ha azt iktatásra adjuk fel vagy „Nem kell iktatni” tevékenységre jelöljük majd mindkét esetben az Átadás () funkcióval érvényesítjük azt.

A Szerkesztés alatt álló tételeket csoportosan átadhatjuk egy másik Érkeztető könyvbe vagy feladhatjuk egy Iktatókönyvbe. Elsőként kiválasztjuk a Címzett könyvet.

Itt megjelenik minden érvényes Érkeztető könyv. Ezt követően lehet azokat a tételeket bepipálni, melyeket ebbe a könyvbe szeretnénk átadni, majd a gombbal megtörténik az átadás. Ilyenkor még egy ellenőrző kérdés jelenik meg a képernyőn. Ezután elkészül az Átadócsomag, majd a tételek eltünnek a képernyőről – vagy megjelenik előttük a gomb aszerint, hogy a címzett könyvhöz van-e jogunk. Ha a „Címzett könyv” soron a választó lista mögötti ikonra kattintunk, akkor tudunk váltani az Érkeztető és az Iktatókönyvek között.

Ez a lista feltöltésre csak akkor kerül, ha a Keresési feltételeknél kiválasztottunk egy Átadó könyvet és aszerint lekerestük az Érkeztetéseket. Hogy melyik érkeztetés melyik Érkeztető könyvben található pillanatnyilag – nem feltételen van az eredetiben – azt a képernyőn a Belső címzett mögötti oszlop mutatja meg. Erre az Átadó könyvre lehet rendezni, szűrni.

A kiválasztott könyvhöz történő keresés után a Szervezeti egységen keresztül rendelt Iktatókönyvek közül lehet választani, hogy a kijelölésre szánt tételeket melyik iktatókönyvbe szeretnénk feladni. Ezután a sor elején levő négyzetek pipálásával jelölhetjük ki a tételeket, végül az Átadás gombra történik meg a tényleges feladás. Itt meg kell jegyeznünk, hogy a bármelyik tételt ki lehet jelölni feladásra, de amelyik már „iktatás” feladásra van jelölve vagy „nem kell iktatni” tevékenységet adtak meg, azokra a feladás hatástalan lesz.

Az iktatott tételek az iktatószámon keresztül összekapcsolásra kerülnek az érkeztető számmal.

Speciális szerepet játszanak az elektronikusan érkezett küldemények. Az email-en beérkezett leveleket a rendszer képes automatikusan érkeztetni. Ennek részleteiről az Elektronikus érkeztetés fejezetben írunk. Bemutató

A rögzített – még át nem adott – tételek esetében lehetőség van a küldemény módosítása nélkül a „nem kell iktatni” állapotot elérni illetve iktatási joggal rendelkezőknek az iktatásra feladott értékek beállításakor közvetlenül iktatni a sor végén lévő gombok segítségével.

Vigyázat! Ha valakinek bejegyzett helyettesítője van (Karbantartás – Érkeztető könyvek menüpontban Helyettesítettként szerepel a neve), akkor nem látja a neki címzett küldeményeket, azt a helyettesítő intézheti el!